Hur gör man när man mailar till en lista?
De flesta seriösa listor har regler för hur man hanterar mailen, d v s hur mailen bör se ut när de kommer till listan. Anledningen till dessa regler är lika enkel som självklar: man strävar efter att få en effektiv och lättläst lista. Man ska även som nykomling kunna följa en diskussion så lätt att man direkt kan göra egna inlägg.
Att skriva nya mail, "ursprungsmail"
Det är några saker att tänka på när man ska maila till en lista.
För det första ska man ange ett relevant ämne i ämnesraden. Det gör man för att den som händelsevis inte är intresserad av ämnet snabbt kan konstatera att detta mail kan jag radera direkt.
För det andra ska man tänka på att styckeindela texten. Detta är speciellt viktigt om man skriver en längre text. En lång textmassa som inte är indelad i stycken blir väldigt svårläst på dataskärmen och många, bland annat jag själv orkar sällan ta mig igenom sådana mail. En lättläst text i ett email bör var indelad i stycken om ca 5-8 rader. Om denna indelning inte stämmer riktigt med textens innehåll ser i alla fall jag som mindre viktigt. Det är för övrigt många gamla "svenskaregler" som sätts på undantag på nätet.
För det tredje: Glöm inte att underteckna ditt mail. Man ska alltid avsluta med sin signatur så att det är klart och tydligt vem som är avsändare. Flera är med på listan med makens, makans emailadress och så är det extra viktigt. Det kommer hela tiden till nya på listan och därför är det viktigt att man signerar sina mail.
Det innebär sällan några problem att skriva nya mail till listan. De flesta, även de som är nya på det här med listor klarar att göra det på ett bra sätt med undantag för att man glömmer att indela i stycken.
Hur man svarar på ett mail...
Nu blir det genast svårare !
Det enklaste sättet är ju att trycka på Svara/Reply och det gör de allra flesta. När man gör det får man upp mailet man ska svara på i ett nytt redigerbart fönster och så långt är det inga som helst problem. Det är i nästa moment som många brister...
Det är alltså inte bara att fylla på med sitt eget överst och trycka på Skicka/Send. Men så gör den som är ovan att kommunicera på en mailinglista och det är därför som jag lägger lite möda på att skriva denna lilla lektion... ;-D
Till att börja med ska alla gamla headers och footers bort ! Headers är dom där små brevhuvudena som visar info om avsändare, tidpunkt och lite annat. Det blir en ny sådan för varje mail och har mailet besvarats av några stycken som inte tagit bort gamla headers blir mailen onödigt långa, onödigt tunga att ladda hem, onödigt svårlästa och man får scrolla onödigt mycket. Det är ju så lätt att ta bort gammalt junk, bara att markera och trycka delete. Det tar en sekund eller två och denna lilla möda gör listan så mycket mera effektiv.
Footers i våra mail på 4050-listan är raderna längst ner med inloggningsuppgifter till medlemsdatabasen. TA BORT DEN ! Det kommer nämligen en ny som lägger sig snyggt och prydligt längst ner i alla mail som distribueras via listan. Det finns ingen som helst anledning att dessa inloggningsuppgifter ska finnas med i mångdubbla upplagor och det av samma skäl som för gamla headers.
Ofta är det enskilda delar i ett mail som man svarar på. Om man i en lång text endast väljer att bemöta en mindre del så ska man redigera bort allt annat. Man sparar alltså bara den lilla del av texten som är relevant för det man tänker svara. Man ska också tydligt ange vem som skrivit det man svarar på. Så här kan det t ex se ut...
Ullabella skrev:
Är det någon som rest runt på den Skotska landsbygden och kan ge lite tips om övernattning, sevärdheter och annat?Jag var ju själv på Irland förra året och den som vill ta del av min resa kan titta in på min hemsida. Adress: http://www.blablabla.nu
Var man ska skriva sitt svar tvistas det om. Jag tror att det är någon slags vedertagen kutym på nätet att man lägger sitt svar under föregående inlägg. Så gjorde jag alltid förr men argumentet att man slipper mycket scrollning har gjort att jag nu anammat sättet att skriva mitt svar överst. Jag tycker därför att bägge sätten är ok på 4050-listan, man får välja vilken metod man själv tycker är enklast. Dock kan det vara en fördel om man gör likadant som de andra som svarat tidigare gjort. Annars kan det bli så att ursprunget ligger i mitten, svar 1 underst och svar 2 överst och det gör det svårt att följa diskussionen/samtalet.
(Till den som läser detta och är med på andra listor än 4050 rekommenderar jag att man som ny frågar respektive owner om hur det är brukligt att göra).
Ämnet i inläggen har en förmåga att kantra över och handla om något helt annat än det som står
Det är också viktigt att man tydligt avdelar inläggen, antingen genom blankrader eller också genom någon form av streckad linje. Det ska tydligt framgå vem som skrivit vad och alla nya inlägg ska avslutas med signatur.
En annan metod som jag tycker fungerar bra är att i en längre text spränga in sina svar mellan styckena i föregående mail. Det kan se ut ungefär så här:
Ullabella skrev:
Är det någon som rest runt på den Skotska landsbygden och kan ge lite tips om övernattning, sevärdheter och annat?Svar:
Jag var i Skottland för två år sedan och hade en underbar semester. Vi reste med båt från Göteborg till Newcastle och bilade därifrån uppöver. Har skrivit om resan på min hemsida, titta gärna in där. Där finns både tips om övernattning och bilder på diverse sevärdheter som vi besökte. Adress: http://www.skottaskotta.comUllabella fortsätter:
Jag var ju själv på Irland förra året och den som vill ta del av min resa kan titta in på min hemsida. Adress: http://www.blablabla.nuSvar:
Låter jättemysigt. Vi har faktiskt funderat på att ta oss över till den gröna ön och jag ska genast surfa in på din sida och titta runt...Hälsningar Marie
marie@akleja.comAllt det som jag skrivit om här verkar kanske jättekrångligt för den om är ovan. Jag kan lova att det inte alls är så besvärligt som man tror, tvärtom. När man hanterat mailen på det här viset ett tag blir det en vana och man kan inte förstå hur man förut bara kunde trycka på Svara och skicka iväg sina oredigerade mail...
Om detta är nytt för dig, titta hur andra gör och försök att göra ungefär likadant. Tänk också på att det här är inget som jag som listmoster försöker att genomdriva på listan för mitt höga nöjes skull. Det är enbart för att jag vill att listan ska fungera så bra som det bara går.
Skulle man råka glömma något av ovanstående ibland är det ingen panik för det. Jag kommer inte att hoppa på och peka ut någon som gör tillfälliga misstag, det är inte alls syftet med de här instruktionerna och det hoppas jag att alla nu förstår.
[ Tillbaka | Listregler ]
© Marie Sjödin 2001, skrivet för 4050.